Topdeal.fi asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Topteam IT Oy
Y-tunnus 0900496-4
Poraajankatu 4, 26820 Rauma

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Aleksi Katainen
Markkinointipäällikkö
Puh. 010 574 7546
aleksi.katainen@topteam.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tomi Mattila
Tietohallintopäällikkö
Puh. 010 574 7540
tomi.mattila@topteam.fi

Rekisterin nimi

Topdeal.fi asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Topdeal.fi asiakas- ja markkinointirekisterissä ylläpidetään Topdeal.fi -verkkokaupan olemassa olevien asiakkaiden sekä asiakasyritysten yhteyshenkilöiden tietoja. Yrityksellä tarkoitetaan tässä myös yhteisöjä.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Markkinoinnin, viestinnän ja myynnin hoitaminen, kehittäminen, kohdentaminen ja seuranta
  • Asiakassuhteen hoitaminen ja asiakaspalvelu
  • Asiakassuhteen analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Topteam IT:n liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset
  • Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
  • Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen
  • Asiakaspalvelukeskuksen puheluiden nauhoittaminen palvelutapahtumien todentamiseksi, asiakaspalvelun, oikeusturvan ja turvallisuuden varmistamiseksi ja kehittämiseksi sekä koulutukseen

Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:

  • Henkilön etu- ja sukunimi, sukupuoli, titteli, asema ja yhteystiedot yrityksessä.
  • Tuotteiden toimitusta tai laskutusta koskevat yhteystiedot
  • Maksamiseen liittyvät tiedot
  • Postituslistat (esim. asiakaslehdet, uutiskirjeet).
  • Palveluiden tarjoamiseen, ostamiseen, käyttämiseen ja kehittämiseen sekä markkinointiin ja myyntiin liittyviä tietoja.
  • Muita asiakassuhteen hoitamisen tai kehittämisen kannalta olennaisia tietoja.

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

  • Asiakas tai yritys ja yhteyshenkilö itse
  • Topteam IT, Topteam IT:n sidosryhmät ja ulkopuoliset palveluntuottajat, kuten hakemistopalveluyritykset ja julkiset rekisterit
  • Muut asianmukaiset lähteet

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Topteam IT on tehnyt päätöksen olla luovuttamatta hallussa olevia tietoja kolmansille osapuolille tai automaattisesti muille Topteam IT:n kumppaneille. Topteam IT luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää Topteam IT:iä toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii Topteam IT:tä luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon Topteam IT:n hallussa olevasta tietokannasta.

Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

 

Topteam IT on tehnyt päätöksen olla siirtämättä Topteam IT:n hallussa olevia tietoja automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. Topteam IT luovuttaa yksittäistapauksessa tiedot kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle, jos asiakas tai sidosryhmä, on tähän tarkoitukseen antanut Topteam IT:lle mandaatin toimia edellä mainitulla tavalla, ja Topteam IT on yhdessä tietosuojavastaavan sekä Suomen tietosuojaviranomaisen kanssa suorittanut riskiperusteiden ja laatujärjestelmän arvioinnin kolmannen maan tietoturvatason todellisesta tasosta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Topteam IT suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Tietosuojavastaava osallistuu riskien arviointiprosessiin ja antaa puolueettoman lausunnon lopullisesta päätöksestä tietojen suojaamisen osalta, jota Topteam IT noudattaa. Topteam IT ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset.

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai ammatinharjoittajan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

Tarkastusoikeus

 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan osoitteeseen: tietosuojavastaava@topteam.fi

Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

 

Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.

Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, häntä pyydetään, ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Muussa tapauksessa rekisteröityä pyydetään päivittämään tiedot sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@topteam.fi.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.

Henkilö voi kieltää Topteam IT:tä sähköisen viestinnän tietosuojalain 27 §:n mukaisesti käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinoinnin tarkoituksiin ilmoittamalla muutoksista sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@topteam.fi tai toimimalla sähköisessä markkinointiviestissä muuten ilmoitetulla tavalla.

Tietojen poistaminen ja säilytysaika

 

Topteam IT poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii Topteam IT:ää poistamaan häntä koskevat tiedot. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Topteam IT:ää säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

Tietosuojaselosteen hyväksyntä

 

Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 18.04.2020.